Assistente Técnico

Este posto de trabalho caracteriza-se pelo desempenho de funções de apoio administrativo e de secretariado executivo de proximidade à Direção da CIG, de acordo com as atribuições e competências orgânicas da CIG, previstas no Decreto Regulamentar nº 2/2012, de 6 de janeiro, e no Despacho n.º 6481/2025, de 11 de junho, publicado no DR. nº 11/2025, Série II parte C, designadamente: a) Garantir o secretariado executivo e a gestão de agendas através da organização e atualização das agendas diárias e institucionais da Presidente, respondendo e dando seguimento aos convites dirigidos à CIG, quer para a participação direta da Presidente e Vice-Presidente, quer para representação por outros colaboradores; b) Assegurar o atendimento telefónico do gabinete com a filtragem de ligações para a Presidente e assegurar o atendimento do telefone central da CIG em simultâneo com o secretariado nas ausências da telefonista; c) Atender e gerir os pedidos de viaturas da CIG submetidos pelas Unidades Orgânicas para deslocações em serviço, articulando a sua distribuição com a agenda da Presidente; d) Assegurar a gestão de expediente, despacho e circulação de informação através da organização, preparação e encaminhamento dos Despachos da Direção destinados às diversas Unidades Orgânicas da CIG, redigindo, formatando e organizando a correspondência emitida pela Presidente, como Ofícios e Cartas de Apoio, tanto para circulação interna como para o exterior; e) Garantir a gestão de caixas de correio eletrónico e a receção do expediente físico com a respetiva triagem, distribuição pelas Unidades Orgânicas e devida expedição, preparando e enviando comunicações eletrónicas à Tutela com informações detalhadas para despacho superior e divulgando eventos das diferentes Unidades Orgânicas através do email geral; f) Operacionalizar a atividade na plataforma de gestão documental através do registo de documentação diversa e respetivo encaminhamento para as Unidades Orgânicas competentes em função da respetiva temática, adotando as fichas e a classificação detalhada de entidades de referência nesta plataforma; g) Garantir a gestão de informação, os mapas de controlo e o apoio às estruturas consultivas através do preenchimento e atualização do mapa de participações da Presidente e do Vice-Presidente em eventos e reuniões, bem como dos mapas de representações da CIG em grupos de trabalho e júris de prémios; h) Assegurar a emissão e atualização das listagens e mapas, designadamente, para envio de convocatórias do Conselho Consultivo e de pontos focais da Estratégia Nacional para a Igualdade e a Não Discriminação (ENIND), e para envio de convites a entidades diversas para eventos da iniciativa da CIG; i) Assegurar o apoio técnico a reuniões de trabalho através da elaboração das atas de deliberações e das respetivas notas de suporte decorrentes dos encontros periódicos que envolvem os dirigentes das várias Unidades Orgânicas da CIG; j) Garantir a organização logística e o planeamento de deslocações através da preparação das viagens internacionais da Presidente, efetuando a aquisição de passagens, reservas de alojamento, realização de check-in online e a estruturação das pastas de documentação de apoio para eventos nacionais e internacionais, bem como o preenchimento do boletim itinerário da Presidente após as deslocações oficiais.

São condições preferenciais a posse de experiência e conhecimentos específicos nas seguintes áreas: Competências técnicas: a) Demonstrar capacidade de análise crítica e resolução de problemas através da recolha de informação de várias fontes para clarificar o expediente, antecipar falhas e encontrar soluções práticas na gestão diária do secretariado e da frota automóvel; b) Assegurar a gestão do conhecimento através do tratamento, registo e classificação de fluxos de dados e correspondência, garantindo a sua correta integração na plataforma de gestão documental e a permanente fiabilidade das listagens do Conselho Consultivo e da ENIND; c) Assegurar uma comunicação clara, estruturada e adaptada aos diferentes interlocutores através da utilização de linguagem institucional adequada, tanto no atendimento telefónico como na redação oficial de ofícios, atas e mensagens dirigidas à tutela, dirigentes e cidadãos; d) Garantir a organização, o planeamento e a gestão de tarefas através de uma utilização metódica de informações e ferramentas digitais, estruturando os recursos de secretariado de forma lógica para cumprir rigorosamente os prazos de convocatórias, mapas de controlo e deslocações oficiais; e) Demonstrar orientação para a inclusão através de um compromisso claro com a diversidade e igualdade, tratando todas as pessoas com respeito e adaptando a linguagem e os procedimentos às necessidades específicas dos interlocutores do gabinete, em estrita consonância com a missão da CIG. Domínio Técnico e Ferramentas: a) Utilização (ao nível do utilizador) de sistemas informáticos de registo de correio e arquivo eletrónico da Administração Pública, designadamente, dar entrada e encaminhar documentos; b) Conhecimentos intermédios na utilização de ferramentas do Microsoft Office na ótica do utilizador; c) Capacidade de gestão de caixas de correio partilhadas, envio de e-mails em massa com anexos, organização de pastas de arquivo digital e sincronização de agendas eletrónicas; d) Conhecimentos práticos de utilização de plataformas de reuniões virtuais, nomeadamente, agendamento de reuniões online e envio de convites com links de acesso. Perfil comportamental e competências: a) Sensibilidade para as áreas de atuação da CIG, nomeadamente a igualdade de género, o combate à violência doméstica e violência contra as mulheres, a prevenção e combate ao tráfico de seres humanos e a promoção e defesa dos direitos humanos, e o combate a todas as formas de discriminação, incluindo sobre as relativas a pessoas LGBTI+; b) Orientação para o serviço público, sobretudo, atuar de acordo com os valores e princípios éticos, revelando compromisso com a missão da CIG e atuando com prontidão e disponibilidade no atendimento do gabinete, no tratamento de queixas e na resposta às necessidades da Direção; c) Boa orientação para os resultados, focando a ação diária na execução célere das tarefas administrativas e metas do gabinete, superando dificuldades na gestão de agendas e mapas de controlo para garantir os padrões de qualidade exigidos pela Presidente e pelo Vice-Presidente; d) Orientação para a colaboração, através do estabelecimento de relações efetivas com os interlocutores, partilhando informações operacionais, correspondência e despachos relevantes com as diversas Unidades Orgânicas de forma a promover o espírito de equipa e a circulação célere do expediente.