Assistente Técnico

Funções a desempenhar na Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA): • Assegurar o secretariado e apoio administrativo ao Conselho Diretivo (CD) e à Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA); • Gerir a agenda institucional dos membros do Conselho Diretivo (CD), assegurando o planeamento e articulação de reuniões, audiências, eventos e deslocações; • Organizar e preparar reuniões do Conselho Diretivo (CD), incluindo convocatórias, recolha e distribuição de documentação, elaboração de ordens de trabalhos e apoio logístico, bem como à Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA); • Elaborar atas, memorandos, informações de serviço, ofícios, despachos, comunicações e demais expediente administrativo; • Proceder à receção, registo, encaminhamento e acompanhamento da correspondência física e eletrónica dirigida ao Conselho Diretivo (CD) e à Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA); • Efetuar a gestão documental, garantindo o arquivo, classificação, organização e conservação da documentação, em conformidade com as normas legais e internas aplicáveis; • Assegurar o atendimento telefónico e presencial (quando aplicável), prestando informações e encaminhando os assuntos para os interlocutores competentes; • Acompanhar a tramitação de processos administrativos submetidos ao Conselho Diretivo (CD), monitorizando prazos e diligenciando pelo respetivo cumprimento; • Preparar informação de suporte à tomada de decisão, reunindo elementos técnicos e administrativos sempre que solicitado; • Apoiar a organização de cerimónias, eventos institucionais, reuniões de trabalho e visitas oficiais do Conselho Diretivo (CD) e da Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA); • Utilizar aplicações informáticas de gestão documental, expediente, agenda eletrónica e ferramentas de produtividade; • Articular com as diversas unidades orgânicas e entidades externas, promovendo uma comunicação eficaz e assegurando o acompanhamento das solicitações do Conselho Diretivo (CD); • Garantir a confidencialidade e o adequado tratamento da informação e dos documentos a que tenha acesso no exercício das suas funções; • Executar outras funções de natureza administrativa e de apoio técnico compatíveis com o conteúdo funcional da carreira e categoria.