Chefe de divisão — Divisão de Arquivos e Memória

Conteúdo Funcional – Dirigir o pessoal integrado na divisão, para o que distribui, orienta e controla a execução dos trabalhos dos subordinados; Incumbir tarefas como organizar as atividades da divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados alcançados; Promover a qualificação do pessoal da divisão; Elaborar pareceres e informações sobre assuntos da competência da divisão a seu cargo; Quando não exista diretor de departamento municipal, exercer também as funções descritas para diretor de departamento municipal, sob a direta dependência dos membros do órgão executivo municipal ou do membro do órgão executivo com poderes para o efeito. (art.º 15.º da Lei n.º 49/2012, de 29/08). Compete ao Chefe da Divisão de Arquivos e Memória - Direção Intermédia de 2.º grau a prossecução das seguintes atribuições e competências: a) Garantir a gestão da documentação produzida e recebida pelo Município, em qualquer suporte, assegurando preservação, tratamento arquivístico, acesso e difusão, nos termos do Regulamento do Arquivo Municipal e da legislação aplicável; b) Assegurar a elaboração e aplicação dos instrumentos de gestão da informação de arquivo, designadamente plano de classificação, regulamento do arquivo, plano de preservação digital e tesauro de termos de indexação controlados; c) Assegurar a gestão do ciclo de vida da informação de arquivo, desde a produção e tramitação até à seleção, avaliação e arquivo; d) Gerir o Arquivo Geral Corrente, assegurando a organização e a gestão da documentação no sistema eletrónico de gestão documental, com classificação, acesso, receção, registo, encaminhamento e coordenação técnica; e) Gerir o Arquivo Intermédio, coordenando as tarefas de avaliação, seleção e eliminação da documentação municipal; f) Gerir o Arquivo Técnico de Urbanismo, assegurando organização, descrição, digitalização, preservação, consulta e fornecimento de cópias de processos urbanísticos concluídos; g) Elaborar propostas de eliminação da documentação produzida, após consulta aos serviços, nos termos da legislação em vigor; h) Gerir o Arquivo Histórico enquanto centro de história local, promovendo a recolha, tratamento arquivístico, preservação e difusão, incluindo edições e exposições dedicadas à história local e a figuras ou temas do acervo; i) Coordenar o Programa de Recuperação de Arquivos e Documentos de Interesse Municipal, assegurando a identificação, inventariação, organização, preservação e disponibilização de documentação relevante para a história do concelho, em suporte físico ou digital, esteja ou não em risco; j) Identificar fundos arquivísticos públicos ou privados, em qualquer suporte, com interesse histórico para o Município, promovendo a sua transferência para o Arquivo Municipal e assegurando a respetiva difusão e disponibilização; k) Receber, a título definitivo ou em depósito, arquivos públicos ou privados; l) Prestar apoio técnico a entidades externas sempre que esteja em causa a preservação de património documental de interesse histórico para o Município; m) Promover e apoiar o estudo, a investigação e a divulgação da documentação existente no arquivo, incluindo o apoio à investigação histórica e científica, em articulação com redes científicas nacionais e internacionais; n) Promover a monitorização e a realização de auditorias ao sistema de arquivo, assegurando conformidade com normas estabelecidas, melhoria do desempenho institucional e salvaguarda do valor probatório da documentação; o) Garantir a preservação do acervo documental, através de medidas de conservação física e da elaboração e aplicação de um Plano de Preservação Digital; p) Fornecer a informação solicitada aos interessados, em suporte original ou através de reproduções, quando necessário para fins de preservação; q) Gerir o Arquivo Fotográfico, assegurando recolha, organização, descrição, digitalização, preservação, acesso e difusão de fundos e coleções fotográficas sob responsabilidade municipal, bem como a definição de requisitos técnicos para reprodução e disponibilização pública, em articulação com as unidades orgânicas competentes, quando aplicável; r) Exercer, em geral, as demais competências que a lei venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas anteriormente; 2 - A Divisão de Arquivos e Memória inclui o Gabinete de Conservação Preventiva, sem equiparação a cargo de dirigente, que detém as seguintes atribuições: a) Propor, implementar e monitorizar medidas de conservação preventiva aplicáveis ao acervo documental, incluindo diagnóstico de riscos e definição de prioridades de preservação; b) Definir requisitos técnicos para acondicionamento, armazenamento e movimentação de documentação, incluindo materiais, soluções de embalagem e critérios de organização física, em articulação com o tratamento arquivístico; c) Assegurar a monitorização ambiental e a definição de parâmetros de preservação em depósitos e espaços de consulta, incluindo controlo de risco biológico e de pragas, quando aplicável; d) Definir orientações de manuseamento e acesso que assegurem preservação, incluindo condições para consulta, reprodução e digitalização, em articulação com o Gabinete de Gestão Arquivística, Tratamento Técnico e Acesso; e) Colaborar na preparação e implementação de planos e procedimentos de emergência e resposta a incidentes com impacto no património documental, assegurando registo e evidência das medidas adotadas; f) Propor, quando necessário, encaminhamento para intervenção curativa especializada, em articulação com a chefia da Divisão e com entidades competentes. 3 - A Divisão de Arquivos e Memória inclui o Gabinete de Gestão Arquivística, Tratamento Técnico e Acesso, sem equiparação a cargo de dirigente, que detém as seguintes atribuições: a) Assegurar a elaboração, atualização e aplicação dos instrumentos de gestão arquivística, incluindo plano de classificação, thesaurus de indexação, plano de preservação digital e demais instrumentos aplicáveis, em articulação com os serviços competentes; b) Coordenar a gestão do ciclo de vida da documentação municipal, incluindo receção, registo, classificação, tramitação, organização, avaliação, seleção e eliminação, garantindo conformidade legal e evidência do procedimento; c) Assegurar a coordenação técnica do sistema eletrónico de gestão documental, garantindo regras de classificação, perfis de acesso, consistência descritiva e integridade da informação; d) Coordenar o tratamento técnico arquivístico e a descrição da documentação, garantindo normalização, instrumentos de pesquisa e condições de recuperabilidade e acesso público; e) Assegurar a coordenação do acesso, consulta e fornecimento de reproduções, definindo requisitos e procedimentos, em articulação com o Gabinete da Conservação Preventiva quando estejam em causa condições de preservação; f) Coordenar tecnicamente os gabinetes internos de apoio da Divisão (Arquivo Técnico de Urbanismo, Arquivo Fotográfico, Arquivo Geral Corrente e Arquivo Intermédio, Arquivo Histórico), garantindo coerência de procedimentos, articulação e calendarização; g) Assegurar o acompanhamento técnico de incorporações, transferências e depósitos de arquivos, bem como do Programa de Recuperação de Arquivos e Documentos de Interesse Municipal, quando aplicável.