Assistente Operacional

Referência A - contratação de um Assistente Operacional – Secretaria, detentor de escolaridade obrigatória com a possibilidade de requerer a sua substituição por formação ou experiência profissional adequada, em contrato de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado, para alocar ao serviço geral da Junta de Freguesia, desempenhando, para além das tarefas ou atribuições que lhe sejam cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior, outras inerentes à carreira de Assistente Operacional. Funções gerais: Funções de natureza executiva, de aplicação de métodos e processos, enquadradas em diretivas gerais bem definidas e com graus de complexidade variáveis, inerentes às atribuições na função de administrativo. Execução de tarefas de apoio elementares, indispensáveis ao funcionamento dos órgãos e serviços, podendo comportar esforço físico. Responsabilidade pelos equipamentos sob sua guarda e pela sua correta utilização. Tomar as iniciativas necessárias à maximização do funcionamento da equipa. Comparecer às ações de formação designadas pela autarquia. Cumprir as regras de segurança, higiene e saúde no trabalho. Outras funções: Executa funções específicas intrínsecas à função de Assistente Operacional. Exercício de funções técnico-administrativas, designadamente trabalho administrativo diário de apoio ao funcionamento do serviço de expediente. Apoio na elaboração de procedimentos e processos administrativos diversos. Registo, organização e tratamento de processos administrativos. Atendimento ao público (presencial, telefónico e/ou por meios digitais) e prestação de informações aos utentes, assegurando o funcionamento dos serviços administrativos da Junta de Freguesia. Receção, registo e encaminhamento de correspondência. Elaborar, digitar, conferenciar e reproduzir diversos documentos administrativos tais como: ofícios, declarações, atestados e outros documentos administrativos. Organização, classificação e manutenção de arquivo e controle de documentos físicos e digitais. Apoio à Gestão do Recenseamento Eleitoral. Tratamento de requerimentos e pedidos dos fregueses. Utilização de plataformas informáticas da administração pública. Apoio à contabilidade e faturação (quando aplicável). Controlar agenda, correspondências, e-mails institucionais e arquivos do serviço. Apoiar a organização de reuniões, eventos e atividades administrativas, incluindo preparação de salas e materiais. Apoio às reuniões da Junta e elaboração de atas. Apoio aos Recursos Humanos. Cumprir normas internas, procedimentos administrativos e orientações da chefia imediata. Organização e realização de atividades diversas da Freguesia. Apoiar outras atividades administrativas, de acordo com as necessidades do serviço. Realização de outras funções integradas na categoria e inerentes às atividades e serviços prestados pela Freguesia. Características específicas: Organização e sentido de responsabilidade. Capacidade de trabalhar em equipa. Facilidade de adaptação a diferentes contextos administrativos e institucionais. Boa capacidade de comunicação e atendimento ao público. Conhecimentos de informática na ótica do utilizador (Word, Excel, email). Conhecimentos sólidos em procedimentos de contabilidade pública e apoio à gestão financeira. Experiência em matérias de contratação pública, incluindo tramitação de procedimentos e cumprimento das formalidades legais. Competências na área de inventário e gestão patrimonial. Experiência em apoio à gestão de recursos humanos, nomeadamente organização de processos e cumprimento de obrigações administrativas.